Qualche tempo fa ero stato incuriosito da un post di Nereo Sciutto su Lookout, un piccolo e velocissimo tool di indicizzazione dei messaggi di Outlook. Poiché in azienda mi capita spessissimo di dover trovare messaggi, un sistema istantaneo e con query complesse non poteva che rendermi felice. E si, Google desktop non mi soddisfava a pieno oltre che essere decisamente pachidermico. Per cui l’ho scaricato e installato, e devo dire che sulle prime ero decisamente gaudente: velocissimo a indicizzare, istantaneo nel fornire risultati, leggero.
Però ogni tanto mi andava in palla l’indicizzazione, e nemmeno la ricostruzione da zero dell’indice funzionava. Cerca, prova, smanetta una prima volta ho risolto, ma ieri è capitato di nuovo. E così ho deciso un cambio radicale: via Lookout, dentro Xobni, suggerito in un commento a quello stesso post. Ragazzi, che figata! L’indicizzazione è ugualmente veloce, dopo aver avuto cura di abilitare la modalità cache di Outlook per renderlo meno esoso di risorse di sistema, e l’interfaccia si nasconde con discrezione in una barra laterale. Quando invece è in funzione Xobni fornisce una casella di ricerca a risultati in tempo reale, sia per nomi che per parole dentro ai messaggi, un andamento delle ultime email ricevute ricevute dall’autore della mail selezionata, (la sua foto se la trova, però non so dove), il numero totale di email ricevute e inviate dal contatto, il suo rank all’interno del nostro traffico email (capirete più avanti cosa sia), shortcut ad azioni tipo “pianifica un incontro” o “invia una mail”, la possibilità di chiamarlo tramite skype se rileva il suo numero di telefono. E ancora: il network di persone incluso nelle conversazioni tra te e il contatto, ordinato per frequenza di apparizione (e ricercabile), l’elenco dei messaggi con quel contatto (ricercabile), l’elenco dei file scambiati con quel contatto (ricercabile). Insomma una marea di informazioni utili e a portata di mano.
Ma poteva forse mancare la vera killer feature per cui mi sono innamorato del prodotto? LE STATISTICHE? certo che no, e infatti esiste il menu Xobni Analytics, una finestra che mi ha letteralmente rapito: sommario del giorno corrente, con numero di email e “utenti unici”, sia in ingresso che in uscita, con grafico a barre o lineare (esportabile, inviabile per mail, stampabile). Traffico mail, per giorno, settimana, mese, anno, media oraria, media giornaliera e media mensile. E quando dico “giornaliera” intendo che puoi vedere anche i dati del 2003, se hai mail del 2003 (il 22 giugno 2004 ho ricevuto 2 mail e ne ho inviata 1. posso sapere chi, a chi, quale email, che domini, in che cartelle stanno ora quei messaggi, cercare tra questi tre messaggi, vedere se e quante copie conoscenza o copie carbone c’erano, se erano nuove email o forward). E ancora, una sezione “time to respond”, che usando i campi appena menzionati ci permette anche di sapere il tempo medio di risposta nostro per ogni contatto, e di ogni contatto alle nostre email. Il mio tempo medio di risposta alle email nel 2008 è di 12 minuti, ma nel 2005 era di 20 🙂
Ci sono altre due tab, contatti unici e follow up delay, ma non voglio stordirvi di dati. Penso di avervi detto abbastanza per capire che questo è un programma ultrapotete, e che se usate Outlook fareste bene ad installare. Specie se, come alcuni miei colleghi, avete dei .pst da 7/8 Giga. C’è ancora una chicca, ovvero i “fun facts”, cioè curiosità che Xobni rileva e che si possono inviare direttamente per email. A chi non farebbe piacere ricevere una mail che dice “Ciao Tambu, Xobni ha rilevato che sei il secondo contatto al quale rispondo più velocemente, con un tempo medio di 2,25 minuti” 😉
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